Déposer un permis d’urbanisme sans dossiers papier volumineux, suivre sa demande en ligne et éviter les ressaisies inutiles : la Wallonie entre dans une phase opérationnelle de dématérialisation. Objectif : un parcours plus transparent, mieux outillé et pensé pour les besoins des entreprises, du dépôt à l’instruction.

Ce projet prévoit de digitaliser l’ensemble du processus, de centraliser l’accès aux documents, de faciliter les démarches, de fluidifier les échanges et de garantir un suivi transparent et sécurisé pour tous les acteurs concernés. Il s’inscrit dans une volonté de modernisation de l’administration afin de la rendre plus efficace, accessible et proche de ses usagers.

Ce chantier vise à digitaliser l’ensemble du parcours de demande, depuis l’introduction du dossier jusqu’à son traitement par l’administration. Il s’inscrit dans une dynamique de modernisation des services publics, axée sur la traçabilité, la qualité des échanges et la réduction des contraintes matérielles.

Comment se passe un dépôt en ligne ?

Concrètement, l’introduction s’effectue via un formulaire structuré qui s’adapte aux réponses : certaines rubriques apparaissent ou disparaissent selon le type de demande. Des aides au remplissage et des explications contextuelles limitent les oublis, tandis que des données déjà connues pourront être réutilisées progressivement (principe du « only once »).

Le parcours suit une logique simple :

S’identifier et sélectionner la démarche administrative ;

Compléter le formulaire, guidé pas à pas ;

Joindre les pièces et plans au format numérique ;

Envoyer le dossier et recevoir un accusé de réception.

Après l’envoi, le porteur de projet dispose d’un suivi informatique des étapes : statut du dossier, historique des échanges et, lorsque c’est prévu, notifications liées aux principales échéances. L’objectif est de gagner en lisibilité sur « où en est » le dossier, sans devoir multiplier les contacts.

Des bénéfices concrets pour les entreprises…

La dématérialisation des permis d’urbanisme repose sur plusieurs leviers à forte valeur ajoutée pour le monde économique :

• un premier pas vers le principe du « only once », avec réutilisation progressive des données déjà disponibles, et donc une limitation de la charge administrative pour les entreprises ; c’est aussi la fin des copies multiples du dossier, ce qui réduit le risque d’incomplétude lié au papier ;

• un démarrage progressif du pré-encodage de certaines données, notamment celles du demandeur, au fur et à mesure des évolutions de la plateforme ;

• la possibilité d’accéder en ligne au dossier, afin de permettre au demandeur « entreprise » de suivre plus efficacement son projet ; concrètement, cela permet aux porteurs de projets d’anticiper davantage les étapes administratives et de mieux planifier leurs chantiers ;

• une diminution des coûts administratifs (plus besoin de déplacements physiques pour déposer un dossier) et une réduction des frais d’impression et de reproduction ;

• la mise en place d’un helpdesk spécifique pour accompagner les utilisateurs et les entreprises ;

• une plus grande transparence du processus administratif.

Et un usage plus facile

Sur un plan pratique, d’autres avantages doivent être relevés :

• une logique dynamique du formulaire, avec apparition ou suppression de questions selon les réponses ;

• des formulaires enrichis d’aides au remplissage et d’explications contextuelles, et une ergonomie améliorée.

La dématérialisation des permis d’urbanisme permet aux entreprises de mieux préparer leurs dossiers, de suivre leurs demandes et de travailler avec une administration online, dans un cadre plus lisible et plus transparent.

Cette dématérialisation ne prévoit cependant pas d’écarter l’aspect humain : l’administration régionale restera disponible pour travailler avec les porteurs de projets, notamment lors de réunions de projet ou dans le cadre d’avant-projets préalables à une demande de permis.

Un dispositif construit avec le secteur professionnel

Depuis novembre 2024, dans le cadre du comité des utilisateurs, le secteur professionnel de la construction est directement associé au suivi du projet. Les fédérations représentatives (entreprises, construction, immobilier, architectes et notariat) participent aux échanges et aux réflexions. Des démonstrations et des phases de test permettront d’intégrer très tôt les retours du terrain en phase pilote et, ensuite, lors du déploiement plus large.

En parallèle, des contacts réguliers entre Urban.brussels et le SPW Territoire permettent de partager des expériences et d’harmoniser les pratiques, afin de renforcer la qualité du dispositif.

Une transformation numérique progressive

La dématérialisation des permis d’urbanisme repose sur une approche par étapes qui verra l’imposition du dépôt en ligne se faire petit à petit :

• à partir du 31 mai 2026, phase pilote avec 20 communes pour les permis de compétence régionale ;

• au cours de l’année 2027, ouverture progressive à l’ensemble des communes ainsi qu’aux permis de compétence communale ;

• à partir du 1er septembre 2028, dépôt en ligne obligatoire pour tous les permis.

D’ici là, plusieurs évolutions sont encore prévues, notamment l’amélioration continue du « only once » et la digitalisation d’autres formulaires liés aux demandes de permis (notice d’évaluation des incidences, formulaires statistiques…).

Cette phase pilote marque le passage du concept à l’opérationnel. Pour les entreprises, c’est surtout le début d’un nouveau mode de travail avec l’administration : plus lisible, plus suivi et plus prévisible.

Une page dédiée au projet sera prochainement accessible sur le site du SPW Territoire. Elle rassemblera les informations pratiques, le calendrier, les fonctionnalités clés et les ressources à destination des professionnels et des communes. En outre, un helpdesk dédicacé permettra également d’orienter les utilisateurs vers les ressources et points de contact utiles.

Réunion explicative avec les représentants « métiers » des communes pilotes du Hainaut, le 4 mars dernier à Mons

© SPW Territoire, Logement, Patrimoine, Énergie (DiGIT)

Ce que la phase pilote change dès 2026

Pour les entreprises et leurs architectes actifs dans les communes pilotes, le dépôt en ligne devient la voie privilégiée pour les permis de la compétence du fonctionnaire délégué ou du Gouvernement wallon. Le formulaire guide la constitution du dossier et centralise les échanges. Les retours du terrain serviront à ajuster l’ergonomie et l’accompagnement avant l’extension à toutes les communes.

Les 20 communes sélectionnées

Direction extérieure de Namur : Namur, Sambreville, Gembloux, Ciney, Mettet, Beauraing, Yvoir, Assesse, Hastière, Viroinval

Direction extérieure de Hainaut 1 : Mons, Tournai, Mouscron, Ath, Dour, Enghien, Beloeil, Jurbise, Silly, Pecq